Voorbeeld klachtenbrief

Met deze voorbeeldbrief klacht kunt u vrijwel alle voorkomende klachten melden en vraagt u de ontvanger formeel te reageren op uw klacht.

voorbeeld klachtenbrief

Het schrijven van een klachtenbrief komt helaas veel voor. Zijn er producten of diensten die niet aan uw verwachtingen voldaan hebben, of u heeft een klacht over het gedrag van een persoon of medewerker? Stuur dan een klacht per brief. Met deze algemene klachtenbrief weet u zeker dat u alle feiten benoemt en uw klacht gehoord wordt. Ook bereidt de klachtenbrief een eventuele verdere procedure voor en geven we aan hoe u op een correcte wijze met een klacht dient om te gaan. Houd het altijd zakelijk en zorg dat u een dossier opbouwt. Als u zich daarnaast houdt gangbare procedure, geeft u de ontvanger van uw klachtenbrief de gelegenheid om uw klacht op te lossen, maar voert u de druk wel langzaam op.

Klachtenbrief schrijven voorbeeld en opbouw

Als u een klacht heeft, dan is het altijd goed om dit kenbaar te maken bij de persoon of het bedrijf in kwestie. In de inleiding van uw klachtenbrief geeft u duidelijk en concreet aan waar uw klacht over gaat. In de volgende alinea beschrijft u de klacht gedetailleerd. Het gebruiken van opsommingen is hierbij aan te raden. Vraag uzelf af wanneer uw klacht voor uw gevoel is opgelost en doe zelf een voorstel. Maak de ontvanger duidelijk wat u wilt bereiken met uw klacht en wat u van hem verwacht.

Blijf in een klachtenbrief zakelijk en concreet. Laat uw emoties niet blijken.

In de afsluitende alinea vraagt u om een schriftelijke reactie en binnen welke termijn u een reactie op uw klacht verwacht. Zes weken is een redelijke en gebruikelijke periode om een klacht op te kunnen lossen, maar kort deze periode in als de oplossing van uw klacht dringend is en niet op zich kan laten wachten. Vraag altijd om een schriftelijke reactie. Deze heeft u namelijk nodig in een eventuele verdere procedure indien uw klacht niet, of niet naar behoren wordt opgelost.

Bewijsstukken in klachtenbrief meesturen
Als u bewijsstukken voor uw klacht heeft, zoals foto’s van een slecht product, een contract of e-mails die uw gelijk aantonen, stuur deze dan mee met uw brief. Houd zelf altijd de originele foto’s of bestanden en stuur slechts kopieën mee. Onderteken uw brief en vermeld onder de ondertekening van de klachtenbrief dat u bijlagen heeft meegestuurd. Maak altijd een kopie van uw verzonden klachtenbrief voor uw eigen administratie en klachtendossier.

Download gratis voorbeeld klachtenbrief

Liever het voorbeeld klachtenbrief downloaden?



Download de klachtenbrief met voorbeeldzinnen in PDF-formaat, die u vervolgens gemakkelijk zelf kunt kopiëren en aanpassen in een tekstverwerker op uw computer.

Voorbeeld brief klacht

Maak altijd een kopie van uw klachtenbrief voor uw eigen administratie en dossier

Wat vermelden in een klachtenbrief?

In uw klachtenbrief is het belangrijk om een aantal zaken goed te vermelden. Loop de onderstaande punten langs en kijk of u ze allemaal in uw klachtenbrief heeft genoemd.

Inleiding van uw klachtenbrief

  • Vermeld duidelijk uw eigen naam, adres en contactgegevens
  • Zorg ervoor dat de naam en het adres van de ontvanger correct zijn
  • let erop dat u indien van toepassing de juiste afdeling vermeldt
  • In het onderwerp of de betreft-regel zegt u bondig waar de klacht over gaat
  • Als u een klant- of polisnummer heeft, vermeld dit dan ook in de onderwerpregel
  • Vermeld in uw klachtenbrief duidelijk de plaats en datum (zie voorbeeld klachtenbrief)

Inhoud van de klachtenbrief

  • Geef aan wat of welke gebeurtenis(sen) aanleiding zijn tot uw klacht
  • Benoem exact de plaats en tijd van wat er is gebeurd
  • Beschrijf uw klacht vervolgens bondig en concreet
  • Geef indien nodig relevante achtergrondinformatie (persoonlijke omstandigheden en eventueel gegevens van getuigen

De oplossing van uw klacht

  • Formuleer wat er volgens u moet gebeuren om de klacht op te lossen
  • Noem bij financiële schade een bedrag en licht de totstandkoming hiervan eventueel toe in een bijlage
  • Geef aan binnen welke termijn u een formele reactie verwacht
  • Geef aan wat er gaat gebeuren als u geen of geen tijdige reactie krijgt, of de klacht niet naar volle tevredenheid wordt opgelost

Afsluiting en ondertekening van een klachtenbrief

  • Onderteken uw brief en vermeld uw naam daaronder
  • Indien u bijlagen meestuurt, vermeld een lijst met bijlagen en nummer deze

Versturen van een klachtenbrief, aangetekend?

Verstuur de brief bij voorkeur per post. Gaat het om een belangrijke kwestie, een hoge schadevergoeding, is de termijn voor het indienen van een klacht bijna verstreken of verwacht u dat de tegenpartij niet zal reageren? Verstuur uw klachtenbrief dan aangetekend. Lees ook het blog: wanneer een brief aangetekend versturen?