Voorbeeld formulier functioneringsgesprek

Voorbeeld formulier functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek vindt meestal jaarlijks plaats. Het is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker, waarbij het functioneren van de medewerker over het afgelopen jaar wordt vastgelegd, vaak aan de hand van een formulier. Neemt u een functioneringsgesprek af, of bent u een medewerker? Dan is het handig om een voorbeeld van het formulier functioneringsgesprek te hebben, zodat u weet welke vragen te vragen stellen of juist te verwachten.

Het functioneringsgesprek is vooral bedoeld om de kwaliteit van het door de medewerker afgeleverde werk te verhogen en tegelijkertijd de samenwerking te optimaliseren. Het voorbeeld formulier functioneringsgesprek is daarvoor een handige leidraad. Het is een open gesprek, waarbij ook de medewerker de ruimte krijgt om zijn of haar zegje te doen. Feedback op het functioneren van de leidinggevende is daarbij ook mogelijk. Alles heeft tot doel de onderlinge samenwerking te verbeteren. Een functioneringsgesprek is dus opbouwend en gericht op de toekomst.

Download voorbeeld formulier functioneringsgesprek

Een duidelijk voorbeeld arbeidsovereenkomst bepaalde tijd downloaden?



Download het voorbeeld formulier functioneringsgesprek in PDF-formaat, die u vervolgens gemakkelijk zelf kunt kopiëren en aanpassen in een tekstverwerker op uw computer.

Voorbeeld formulier functioneringsgesprek

FunctioneringsgesprekDatum vorige gesprek:
Datum gesprek:
Naam:
Functie:
Naam leidinggevende:

Evaluatie afspraken uit vorige functioneringsgesprek – Opmerkingen

Inzet en instelling
Loyaliteit?
Proactiviteit?
Productie?
Kwaliteit?

Collegialiteit en samenwerking
Samenwerking met collega’s?
Samenwerking met klanten?
Samenwerking met leidinggevende?
Voldoende ondersteuning/begeleiding aanwezig?

Organisatie van het werk
Organisatie van eigen werk?
Verbeterpunten eigen werk?
Verbeterpunten voor het bedrijf/de organisatie?

Loopbaan en opleiding
Ambities?
Ondersteuning nodig?
Gewenste cursussen of opleidingen?
Motivatie voor eigen werk?
Vakinhoudelijke kennis op niveau?

Werkdruk en verzuim
Werkdruk te hoog/laag?
Ziekteverzuim?
Fysieke beperkingen?
Bijzondere omstandigheden?
Verbeterpunten of oplossingen?

Overige onderwerpen
Werk-/privébalans, overige onderwerpen m.b.t. het functioneren en het werk, bijzonderheden?

Handtekening voor akkoord medewerker:
Handtekening voor akkoord leidinggevende:

Functioneringsgesprek vragen en onderwerpen

In een functioneringsgesprek worden meestal de volgende onderwerpen behandeld:

  • Wat gaat er goed en wat waren de grootste successen?
  • Hoe wordt het werk en de werkomgeving ervaren?
  • Wat kan er worden verbeterd en hoe?
  • Het stellen van doelen
  • Het samen opsporen van problemen
  • Bespreken van toekomstplannen en opleidingsmogelijkheden
  • Maken van concrete afspraken
  • Feedback op het functioneren van de leidinggevende

Een functioneringsgesprek is een gelijkwaardig gesprek. De mening van de medewerker is even belangrijk als die van de leidinggevende

Tips functioneringsgesprek voor leidinggevenden

Bent u een leidinggevende en gaat u een functioneringsgesprek met een medewerker voeren? Houd dan rekening met de volgende punten om het gesprek voor beide partijen zo prettig mogelijk te laten verlopen:

  • Stel veel open vragen (wie, wat, waar, wanneer, welke, hoe, hoeveel, hoelang). Zo krijgt u de meeste informatie
  • Wees altijd helder en duidelijk, stel gen suggestieve vragen
  • Stel niet tegelijkertijd meerdere vragen
  • Nodig de medewerker uit om zelf onderwerpen aan te dragen
  • Toon interesse
  • Toon geen aanvallende houding
  • Vat regelmatig samen wat de medewerker u vertelt
  • Kom uitsluitend met onderwerpen die toekomstgericht zijn

Voorbereiden op het functioneringsgesprek voor medewerkers

Veel mensen voelen spanning of zijn zenuwachtig voor het (jaarlijkse) functioneringsgesprek. Het scheelt daarbij als u een goede voorbereiding heeft gedaan. Krijgt u de uitnodiging voor een functioneringsgesprek? Vraag uw leidinggevende vooraf wat er precies besproken zal worden en zet het volgende op een rij:

  • Denk na over hoe u het afgelopen jaar uw werk heeft gedaan. Wat ging goed en wat ging minder goed? Kom met concrete voorbeelden
  • Wat vindt u van uw werk en de organisatie. Wat waardeert u en wat niet?
  • Welke successen heeft u bereikt?
  • Denk na over uw carrière. Hoe gaat u zichzelf ontwikkelen en waar wilt u in groeien?
  • Bekijk het functioneringsverslag van uw vorige gesprek (indien van toepassing).
  • Schiet tijdens het gesprek bij kritiek op uw functioneren niet meteen in de verdediging, maar vraag om voorbeelden en stel open vragen.
  • Denk na over de samenwerking met uw leidinggevende en collega’s. Kom met duidelijke voorbeelden. Heeft u kritiek? Neem dan geen aanvallende houding aan, maar praat vanuit uzelf.
  • Aan de hand van het voorbeeld formulier functioneringsgesprek weet u beter wat te verwachten tijdens het gesprek. Download het formulier hierboven.

Verslag van functioneringsgesprek

Het is belangrijk dat het functioneringsgesprek schriftelijk wordt vastgelegd. Het is een samenvatting van alles dat besproken is en waarbij de gemaakte afspraken als actiepunten worden vermeld. Afspraken moeten voldoen aan SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Daarnaast dient het verslag functioneringsgesprek ondertekend te worden door zowel de leidinggevende als de medewerker.

Onderteken alleen voor akkoord als u het met de inhoud van het verslag functioneringsgesprek eens bent. Een werkgever kan u niet verplichten voor akkoord te tekenen.

Is een medewerker het niet eens met wat in het verslag functioneringsgesprek staat, dan kan de medewerker wijzigingsvoorstellen doen. Komen leidinggevende en medewerker er onderling niet uit, dan kan de medewerker ‘voor gezien’ ondertekenen en verwijzen naar een aanvullende brief, waarin de medewerker aangeeft met welke punten hij of zij het niet eens is.

Verschil tussen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Er is een duidelijk verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Bij een beoordelingsgesprek kunnen namelijk consequenties worden verbonden. Denk hierbij aan het krijgen van salarisverhoging of promotie en in sommige gevallen zelfs ontslag. Het grote verschil met het functioneringsgesprek is ook dat het beoordelingsgesprek puur vanuit de leidinggevende uitgaat: de medewerker wordt beoordeeld en afgerekend op zijn of haar functioneren.